Miért interim?
A munkaerő drága.
Főleg, ha olyan pozícióról beszélünk, amire nincs folyamatosan szükség.
Esetünkben folyamatmenedzserről beszélünk: ez a pozíció pont ez a kategória.
A legtöbb cégnél a kezdeti átfogó folyamatfelmérést/ optimalizálást követően a későbbiekben csak projekt jelleggel van rá szükség szakmai szempontból.
És akkor mit csinál a közbeeső időben?
Töltelék feladatokat kap, hogy ki legyen töltve a munkaideje.
Szükség van egyáltalán erre a pozícióra?
Bizonyos cég méret fölött egyértelműen IGEN.
Így tehát nem akarom elbagatellizálni a munka súlyát, sőt.
Felelősségteljes és nagyon összetett munkakör. Egy nagyobb, szerteágazó tevékenységeket végző cégnél -főleg, ha először vágnak bele a folyamatfelmérésbe- ez egy igen nagy kihívás. Nem is mindenki alkalmas rá.
Tanácsadóval vagy anélkül?
Sok olyan céggel találkoztam, ahol nekifutottak a feladatnak, első körben tanácsadó segítségével.
A szervezeti egységeknek kellett - volna- a saját folyamataikat dokumentálni, hogy a későbbiekben ezt alapul véve optimalizálni lehessen ezeket.
A tanácsadó a szervezetek felé delegálta a feladatot:
összefoglalta a tennivalókat, tájékoztatta a szervezeteket az elvárásokról, mit és hogyan kell csinálni és hogy milyen betűtípussal kell írni a folyamatleírást (utóbbi nem vicc, így volt)
A szervezeti egységeknél dolgozó kollégák a legnagyobb jóindulattal is csak egy újabb nyűgnek tekintették a feladatot, a napi munkájuk mellé.
Ráadásul mindenki csak a saját tevékenységével volt tisztában, esetleg még a következő és a megelőző lépést látta. Sem megfelelő rálátásuk, sem tapasztalatuk - és felesleges idejük sem- volt ahhoz, hogy felmérjék, elemezzék és dokumentálják a folyamataikat.
Aztán a projekt félbemaradt, mert ez így nem működött, félreértések, érdekütközések voltak szervezeti egységen belül is, szervezeti egységek között meg még több. Több volt a probléma, mint az eredmény, így a projekt tulajdonképpen ,,elhalt".
Felmértek pár folyamatot, elkészült pár folyamatábra, de valódi eredmény nem született.
Folyamatmenedzser alkalmazottal?
Találkoztam olyan cégekkel is, ahol erre a feladatra felvettek egy kollégát, aki szépen megoldotta a feladatot.
A területekkel együttműködve, folyamatosan egyeztetve megtörtént a folyamatok felmérése, szép folyamatábrák készültek, és valóban hasznos optimalizálási javaslatok és változások is születtek.
A projekt véget ért.
Hogyan tovább?
A folyamatmenedzser várt a következő feladatra, de a munkaidejét addig is ki kell tölteni.
A következő nagy projekt, amiben valóban szükség volt a tudására, már ott volt a ,,kertek alján" de még nem kezdődött el. Egy másik kisebb projektben addig is részt vett ugyan, de ez messze nem töltötte ki a munkaidejét.
Mit csináljon?
Némi adminisztrációs feladatot kapott, ad hoc jelleggel.
Táblázatok szerkesztése, kitöltése, szervezeti felépítés aktualizálása, egyeztetések.
Belső szabályozások szerkesztése, egyeztetése és egyéb hasonlók.
Ez mind fontos, de ezekhez a feladatokhoz nem kell folyamatmenedzser, szinte bárki meg tudja csinálni.
Folyamatmenedzser alkalmazottat fizetni azért, hogy majd egyszer, valamikor szükség lesz rá újra.... megéri?
Úgy gondolom, főleg ebben az időszakban, amikor a gazdaság minden pontján és minden szintjén és szinte minden ágazatában a bizonytalanság jellemző, érdemes alaposan átgondolni ezt a kérdést.
Hetek, akár hónapok telhetnek el úgy, hogy nem kap szakmailag releváns feladatot. És nem, a látszat-egyeztetések, időhúzásra játszó meetingek NEM számítanak szakmai feladatnak.
Vannak cégek, amelyek idegenkednek az interim megoldástól, pedig sok előnye van.
Az interim menedzser nem csak felépíti és koordinálja a projektet, hanem elvégzi a feladatot.
Része a cégnek, mégis külsős. Aminek megvan az az előnye, hogy friss szemmel látja a működést, az összefüggéseket.
Eredmény: ,,hát ezt nem is gondoltuk volna"
- előkerülnek plusz erőforrások
- kiderül, hogy egy-egy adott feladatot mégis el lehet végezni egyszerűbben
- kiderül, hogy kisebb módosítások kellenek csak, hogy egy munkafolyamat -például termelés- során kevesebb legyen az időveszteség vagy selejt
- vagy hogy elég egy apró módosítás, hogy egy adott dokumentum vagy információ időben célba érjen....
- és még sorolhatnám
Az interim szakember berögzült ,,előítéletek" nélkül nyúl hozzá a változtatásokhoz, nincs ,,múltja" az adott cégnél, tehát teljesen objektív.
Olyan helyzetekben is megoldást tud találni, ami egy belső embernek nehezebben menne.
Viszont csak addig része a cégnek, ameddig szükség van rá.
Ha nem volt még az adott cégnél ilyen feladatkör, akkor elvégzi a folyamatok felmérését, dokumentálását, és megtalálja a fejlesztendő pontokat.
Ezután javaslatot tesz ezek optimalizálására.
Folyamatosan egyeztet a vezetéssel és az érintett területekkel, és részt vesz a változások bevezetésében.
Pont ahogy alkalmazottként tenné.
De a projekt végeztével nem kell ,,parkoltatni" és látszat-feladatokat rábízni, viszont amikor újra szükség lesz rá, esetleg egy átszervezésnél vagy bővítésnél, akkor megegyezés szerint újra rendelkezésre áll.
Költséghatékony?
De még mennyire!
kapcsolat: info@folyamatmenedzsment.hu