5+1 leggyakoribb hiba a folyamatmenedzsment során
Minél nagyobb egy cég, annál kevésbé működhet folyamatszemlélet nélkül.
Nem elég, ha minden dolgozó jól végzi a munkáját és még csak az sem, ha minden terület megfelelően működik.
A nagy egésznek egy rugalmas és hatékony rendszerként kell működnie.
De hát ez egyszerű, nem? Csak össze kell hangolni a tevékenységeket és kész is...
Az, hogy a feladatok megfelelően -határidőre és jól- legyenek elvégezve, az az adott terület vezetőjének a felelőssége. Legtöbb esetben belső utasítás, szabályozás alapján.
De ahhoz, hogy a ,,Nagy Egész" valóban hatékonyan működjön, ahhoz a tevékenységeket folyamatokká kell összefűzni.
Mik a leggyakoribb hibák, amik a folyamatmenedzsment során előfordulhatnak?
1. Folyamatmenedzser szerepe
A kiindulási pont: ha a cég azért vesz fel erre a pozícióra szakembert, akár saját alkalmazottat, akár külső tanácsadót, mert a többi nagy cégnek is van, az egészen biztosan nem vezet jelentős eredményre.
Készül majd egy-két folyamatábra és némi látványos prezentáció, de valós eredmény nem lesz.
FONTOS, hogy a vezetőség valóban elkötelezett legyen a hatékonység iránt!
Miért fontos ez?
Az emberek többsége sem magánemberként, sem alkalmazottként nem szereti a változásokat.
Ha megkérdezik, akkor persze igen, változás, hajrá..... amíg nem konkrétan az ő munkáját, életét vagy területét érinti.
Nincs ez másképp a cégek működésével sem.
Ami megszokott, bevált, működik, azon nem szívesen változatnak a hierarchia egyik szintjén sem.
A legtöbb esetben ezt áthidalja a folyamatmenedzser tapasztalata és kommunikációja, de sokkal könnyebb dolga van, ha mögötte áll a támogató cégvezetés.
Szakmailag támogató, aki nem csak látszat- eredményre és csilli-vili prezentációkra számít, hanem valódi optimalizálásra.
2. Folyamatfelmérés ,,íróasztal mellett"
Ez is rosszul fog hangzani, de nem véletlen, hogy megemlítem, mert láttam ilyet is sokat.
A folyamatmenedzser úgy gondolja, hogy miután átnézte a vonatkozó dokumentumokat és egyébként is ismeri a céget és a tevékenységét, így ebből kiindulva le is tudja írni az adott folyamatot, nem olyan bonyolult ez- gondolja.
Ennek érdekében még egy-két workshop is belefér, aminek keretében néhány érintett vezetővel átbeszélik a lényeget, aztán elkészül a dokumentáció, esetleg egy menő prezentáció is, a feladat kész, kipipálva.
Akkor én miért kötekszem, hát mi lenne ezzel a gond?
Csak a lényeg.
Soha nem lehet anélkül valós eredményt elérni, hogy megkérdeznénk -és nem csak tessék-lássék módon- a folyamatban részt vevőket. Azokat, akik az érintett területeken dolgoznak, az egyes lépéseket végzik. Ha csak lehet, meg is kell nézni, hogyan dolgoznak.
Tevékenységelemzéseket végezni, összefüggéseket keresni, kérdezni, kérdezni. És VALÓBAN figyelni a válaszokra.
Az ő közreműködésük nélkül csak vázlatos folyamatleírások készülhetnek, ami nem alkalmas arra, hogy valós optimalizálási lehetőségeket találjunk. Legtöbbször a kis lépésekben találunk olyan megoldásokat vagy kiinduló pontokat, amik jelentős eredményre vezetnek.
A lean ezt úgy hívja: dolgozók bevonása. Hasznos ,,találmány....
Gyakran emlegetjük, hogy az ismeri igazán az adott lépést, aki végzi. Ez valóban így van. Ha csak a felszínt kapargatjuk és nem megyünk le elég mélyre, akkor nagyon sok lehetőséget kihagyunk.
3. Nem megfelelő kommunikáció
Említettem már a vezetői támogatást a munka során. Kell és hasznos és fontos.
Ugyanilyen fontos, hogy a területek, akikkel dolgozunk, együttműködjenek velünk. Az a tapasztalatom, hogy a kollégáknak, a vezetőknek mindig vannak hasznos és alkalmazható javaslataik az optimalizálásra vonatkozóan. Ez jelenthet selejt csökkentést, egyszerűbb munkavégzést, időmegtakarítást.
Ha ,,magas lóról" állunk hozzá a feladathoz, akkor ezeket a javaslatokat nem fogják megosztani velünk.
Ha kész változtatással állunk elő, az sem működik úgy, hogy az érintetteknek hatalmi szóval ,,lenyomjuk a torkán".
Meg lehet csinálni? Persze.
Valós eredményt hoz? Esélytelen.
Akármekkora is az ellenállás egy projekt során, törekedni kell arra, hogy a résztvevők együttműködjenek.
Meg kell találni azokat a motivációkat, amikkel ez elérhető:
Könnyebb lesz a munkájuk?
Kevesebb konfliktus lesz ezután? (,,miért nekem kell megcsinálnom, nem az én dolgom" , ,,miért nem lett kész határidőre", ,,megint elromlott" és hasonlók)
Az őszinte kommunikáció és az együttműködési készség legtöbbször a másik felet is megnyitja. Szükségünk van rá.
4. Folyamatkapcsolatok kezelése
Gyakori hiba, hogy a folyamatokat csak önmagukban kezelik.
Ilyen például a termelés. Részletesen megvizsgálják, optimalizálják minden lehetséges ponton, felveszik a legjobb gyártástervezőt, folyamatmérnököt a feladatra. ÉS működik. Tökéletesen. Minden happy.
Jó esetben minden más területen is optimálisan működnek a folyamatok. Beszerzés: hurrá! Minőségellenőrzés: hurrá! Irodai folyamatok szintén.
Csakhogy a cég nem különálló folyamatokból áll, hanem egy összetett nagy egész. És úgy is kell kezelni.
Fontos, hogy megvizsgáljuk azokat a pontokat, ahol ezek a folyamatok egymáshoz kapcsolódnak. Különösen, mivel ezek a pontok többnyire szervezeti egységek találkozásánál vannak.
Itt teljesen mindegy, hogy dokumentumról, elemzésről vagy munkadarabról van szó, ami nem készült el időben vagy megfelelő minőségben. Már nem először. Amikor az adott folyamat -és így a probléma is- két külön területet érint, ezért előfordul, hogy egyik vezetőnek sem hatásköre a probléma megoldása, viszont ettől még folyamatosan fennakadást okoz.
Bosszúságot mindenképp és jó eséllyel időveszteséget is.
Ismerős?
Fennállhatnak kisebb-nagyobb összezördülések az érintett területek és akár a vezetőik között is, ami a hétköznapokban számukra tulajdonképpen már megszokott. Ezért törekedni kell arra, hogy az ellentétek minél hamarabb kiderüljenek és így a megoldás is közelebb kerül. És nem csak látszat szinten.
Van megoldás? Mindig.
De mivel egyikük sem lát bele, legalábbis részleteiben, a másik terület működésébe, ezért ezt ők egymás közt általában nem tudják megoldani.
A külső szem, a folyamatmenedzser viszont igen.
Tehát minden esetben, minden folyamatnál szem előtt kell tartani azt, hogy hogyan illeszkedik a cég egészének működésébe, a Nagy Egészbe.
Nem csak a folyamat kezdeti felmérésekor és optimalizálásakor, hanem a későbbiek során is, amikor projekt vagy szervezeti változás miatt módosulnak egyes lépések, vagy folyamatszakaszok.
5. Azt hisszük, kész....
Felmértük a folyamatokat, kiszűrtük a veszteségeket, megoldásokat találtunk a problémákra, összekapcsoltuk a folyamatokat. Nagyon jók vagyunk, ez kész!
Ünnepeljük meg az eredményeket és örüljünk neki.
Kész vagyunk!
És ez végleges?
Semmiképp.
Az élet megy tovább.
Új projektek jönnek új feladatokkal. Új informatikai rendszerek jönnek új igényekkel. Új terméket/ szolgáltatást vezetünk be. Szervezeti változások történnek.
Ezek mind a folyamatok változásával is járnak. Ahhoz, hogy továbbra is gördülékenyen tudjunk alkalmazkodni a kihívásokhoz, ne keletkezzenek felesleges feladatok vagy konfliktusforrások, folyamatosan szemmel kell tartani a változások hatását a folyamatokra. Koordinálni kell a szabályozásokat és változtatni, ahol szükséges.
Azért, hogy később ne ,,tűzoltás" jelleggel kelljen beavatkozni.
+1 Változás minden áron
Eredményt akarunk felmutatni, lehetőleg gyorsan és minél látványosabban, és ezért kétségbeesett eszközökhöz nyúlunk.
Nem vizsgáljuk meg eléggé a változtatás következményeit és úgy avatkozunk be egy folyamatba, hogy azzal több kárt okozunk, mint hasznot.
Például egy dolgozói ötlet alapján bevezetünk egy módosítást, ami megold egy problémát. Csak épp nem vesszük észre, hogy a bevezetett módosítás balesetveszélyes helyzetet teremt.
Van ilyen? Van, én már láttam.
Kiiktatunk egy feleslegesnek ítélt folyamatlépést és csak később derül ki, hogy az adott információra/ termékre/ döntésre nagy szükség van egy később lépéshez.
A változás jó. Amikor valóban előre haladunk tőle és nem pedig egyet lépünk előre, kettőt pedig hátra.
Inkább kis lépésekben haladjuk és folyamatosan építsük fel a nagyobb eredményeket, alaposan megvizsgálva a változás következményeit is.