Folyamatmenedzser vagy folyamatmérnök?
Némelyik álláshirdetéseknél is látszik, hogy néha még a cégek sem tudják pontosan eldönteni, hogy valójában mire lenne szükségük.
Kicsit képzavar van sokszor a feladatok tekintetében. Legtöbbször folyamatmérnököt keresnek, természetes igény, hogy a termelést optimalizálni, fejleszteni kell, veszteségeket, selejtet kiiktatni. De csak ennyi kellene a sikerhez?
Viszont olyannal is találkoztam már, amikor a folyamatmenedzser vagy folyamatfejlesztő pozíció komplett jogi tevékenységet takart.
De akkor ki kicsoda?
Milyen területen és hogyan dolgoznak?
Mivel foglalkozik a folyamatmérnök?
Elsősorban gyártó cégeknek van nagy szükségük rá. Fontos, hogy az illető műszaki vénával és kreativ szemlélettel rendelkezzen, mert ezekre nagy szüksége lesz. Lehetőség szerint mérnök, de egy megfelelő szakmai gyakorlattal rendelkező technikus is jó eséllyel eredményes tud lenni ezen a területen.
A mindennapokban a gyártás technológiai része tartozik hozzá, valamint a technológia fejlesztése, optimalizálása.
Nagy vonalakban:
- Termelési folyamatok elemzése, optimalizálása, fejlesztése
- Termelési kulcsmutatók meghatározása, elemzése
- Együttműködés, javaslatok kidolgozása a folyamat- és termékminőség javításában
- A gyártási folyamatok támogatásához szükséges technológiák fejlesztése
- Termelési hatékonyságot növelő projektek bevezetése és azok gazdasági elemzése
- A veszteségek és a hatékonysági hiányosságok azonosítása, elemzése és preventív akciók meghatározása
- Selejtköltségek folyamatos csökkentése
- Valamint mindezek dokumentációja
Ez alapból is nagyon kreatív és összetett, de az élet nem áll meg, új technológiák, új termékek bevezetése is előfordul. Ilyenkor a folyamatmérnök közreműködik ezek bevezetésében folyamat és minőségi szempontból.
Próba- és mintagyártásokat szervez, részt vesz a lebonyolításban és elkészíti a szükséges dokumentációt.
Együttműködik a társterületekkel
- napi kapcsolatban van a karbantartással
- a minőségbiztosítási és minőségirányítási területekkel
- szükség esetén a reklamáció kezeléssel, stb
Összetett, szerteágazó, kihívást jelentő feladat.
De akkor mit csinál egy folyamatmenedzser?
Az a cég, amelyik optimalizálja a termelési folyamatokat, nagyon sokat tesz a saját hatékonyságának növeléséért.
De nincs olyan cég, amelynek a működése csak a gyártási folyamatokra korlátozódik.
Lehetőség szerint -persze erőforrástól függően- a cég minden folyamatát optimalizálni kell és a későbbiekben is figyelemmel kísérni a változások hatását a folyamatokra.
Ez a feladata a folyamatmenedzsernek.
Ha még nem volt a cégnél ,,elődje", akkor azonosítja a folyamatokat, -az összes működési területen, a beszerzéstől a reklamációkezelésen át a marketing és még nagyon sok más folyamatot is.
Felméri, elemzi őket, elkészíti a kapcsolódó dokumentációt.
Megtalálja azokat a pontokat, amiken javítani lehet. Fontos, hogy nem minden áron. Van, hogy több kárt okoz, ha mindenképpen változtatni akarunk, csak hogy eredményt mutassunk fel, mint ha hagyunk mindent a régiben.
Mivel a feladat nem csak egy folyamatra korlátozódik, ezért kiemelten fontos a folyamatkapcsolatok kezelése.
Hogy miért?
Mert a kapcsolódási pontoknál nagyon sok minden ,,elúszhat". Idő mindenképp, de sok esetben pénz vagy minőség is.
Változások a szervezetben
Amikor új projektet vezet be a cég, akkor többnyire új folyamatok is keletkeznek. Az új projekt jelenthet új informatikai rendszert, új termékcsaládot vagy akár szervezeti változást.
Ezeket be kell illeszteni a már működő ,,nagy egészbe" úgy, hogy ne okozzon fennakadást.
Szinkronizálni kell a szabályozásokat is az új helyzetnek megfelelően.
Kommunikáció és konfliktuskezelés?
Ritkán említik, de a folyamatmenedzsernek fel kell készülnie a konflikusok kezelésére és a nehezített kommunikációra.
A legtöbb szervezet nem igazán rugalmas, ha változásokról van szó. Sokszor fogadják gyanakvással a változásokat, nehezen adják fel a megszokott körülményeket. Sok esetben úgy érzik a kollégák (vezetői szinten is), hogy a változás kritikát jelent: arra vonatkozóan, hogy ahogyan eddig dolgoztak, az nem volt elég jó, nem tettek meg mindent.
Nem erről van szó.
- A hétköznapokban az ember túl ,,közelről" látja a feladatát, a rutin során nem lát rá kívülről, nem látja, hogyan lehetne jobban
- Van, hogy azzal sincs tökéletesen tisztában, hogyan illeszkedik az ő feladata a ,,nagy egészbe" a cég teljes működésébe. Hogy hogyan járul hozzá az ő láncszeme a cég sikeréhez. Ezért nem biztos, hogy észreveszi, hogyan lehetne másképp, még jobban, még hatékonyabban
- Amikor olyan változások történnek, akár vezetői döntésből, akár szervezeti változásból kifolyólag, ami közvetlenül nem érinti az adott szervezeti egységet, attól még a közvett hatás miatt megváltozhat az összképben betöltött szerepe, felelőssége.
- Van, hogy a vonatkozó előírások, szabályozások is megkötik a kreativitást. Ez a dolgom, így kell csinálni, ennyi
- És halkan jegyzem meg, sokszor előfordul, hogy egy kolléga egyszerűsítésre, javításra irányuló zseniális javaslata már a saját szervezeti egységében elbukik, mert túl sok macera lenne végigvinni a változtatást
A fenti kiragadott példák olyan esetek, ahol a folyamatmenedzser feladatköréből és tapasztalatából kifolyólag jelentős eredményt tud elérni.
A folyamatmenedzser egy külső szem. Tulajdonképpen egyfajta harmadik szem.
Nem köti a rutin. Új szemmel néz a feladatokra.
A rálátása nem korlátozódik egyetlen szervezeti egységre.
Segít abban, hogy a szervezeti egységek feladatai úgy illeszkedjenek a ,,nagy egész" folyamatába, hogy ezek a folyamatok rugalmasak legyenek.
Segít abban, hogy szervezeti változás vagy új projekt esetén gördülékeny legyen az átállás az új körülményekre.
A folyamatmenedzser azon dolgozik, hogy a szervezet minden munkafázisa elszigetelt feladat helyett egy -vagy több- folyamat részeként működjön, rugalmas kapcsolatban, a lehető leghatékonyabban.
Sok esetben a folyamatmérnökkel szorosan együttműködve.
kapcsolat: info@folyamatmenedzsment.hu